Freitag, 14 August 2020

Basierend auf den zuvor hinterlegten Bestellungen kann eine exakte Rechnungsstellung durchgeführt werden. Die Rechnungen werden mit Hilfe eines zuvor konfigurierten Rechnungslayouts, in welches eine Vielzahl von Bildern und Texten eingebunden werden kann, ausgedruckt.

Rechnungsdialog

Mit dem Rechnungsverwaltung-Dialog können Rechnungen und ggf. Stornorechungen aufgrund der zuvor bestellten und verkauften Artikel erzeugt werden. Dabei sind auch Proberechnungen ohne Rechnungsnummer möglich, die auch wieder gelöscht werden können. Bereits mit einer Rechnungsnummer versehen Rechnungen können nicht gelöscht werden: sollten diese fehlerhaft sein, muss eine Stornorechnung für die fehlerhafte Rechnung erzeugt und dann eine neue Rechnung zusammengestellt werden.

 

Das Ausweisen der Mehrwertsteuer ist möglich, kann aber bei entsprechender Konfiguration auch verhindert werden, wenn beispielsweise eine Mehrwertsteuerbefreiung vorliegt. Hier ist zu beachten, dass mit Inkraftterten des Jahresteuergesetztes 2019 am 1. Januar 2020 Verpflegungsleistungen an Dritte aufgrund der Änderung in § 4 Nr. 18 UStG in Deutschland nicht mehr von der Mehwertsteuer befreit sind! Das liegt daran, dass der neue Wortlaut des Gesetztes folgender ist:

"Von den unter §1 Abs. 1 Nr. 1 fallenden Umsätzen sind steuerfrei:

18. eng mit der Sozialfürsorge und der sozialen Sicherheit verbundene Leistungen, wenn diese Leistungen von Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder anderen Einrichtungen, die keine systematische Gewinnerzielung anstreben, erbracht werden..."

Blöderweise hatten aber bereits vor dieser Gesetztesänderung Gerichte entschieden, dass es sich bei den von einem Menüservice erbrachten Leistungen eben NICHT um eng mit der Fürsorge oder der sozialen Sozialen Sicherheit verbunde Leistungen handelt (vergl. BUNDESFINANZHOF Urteil vom 1.12.2010, XI R 46/08: hier).

Weiterhin möglich scheint aber die Befreiung der Mehrwertsteuer nach § 4 Nr. 16 UStG, welche im Einzelfall zu prüfen ist.

 

In das Rechnungslauyout kann eine Vielzahl von Bildern und Textdateien eingebunden werden, so dass auf ein vorgedrucktes Briefpapier verzichtet werden könnte. Der Rechungsdruck erfolgt auf Wunsch auf der Vorder- und Hinterseite einer Seite ("Duplex").

Wie viele anderen Dokumente auch können die Rechnungen mit Dine.RS in ein PDF-Dokument umgewandelt werden.

Ein automatisierter Versand der Rechnungen per E-Mail ist möglich. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Rechnungen in Dine.RS Online hochzuladen, von wo sie von den dazu autorisierten Benutzern heruntergerladen werden können:

 DineRSOnlineRechnungen

Es existieren diverse Möglichkeiten des Exports der Rechnungsdaten in eine Buchhaltungssoftware. Unterstützt werden beispielsweise die Formate "datev-buchungsstapel", "agenda", "fibunet", "MICOS", "Diamant", "Lexware" oder "CGM".

Dine.RS unterstützt auch das SEPA Lastschriftverfahren. Es kann eine Lastschriftexportdatei erstellt werden, die an ein Kreditinstitut weitergereicht oder von einer Online-Banking-Software wie Starmoney eingelesen werden kann um dort die Zahlungen zu initiieren. Die SEPA-Lastschriften werden dabei als sog. SEPA-Basislastschrift nach dem pain.008.002.02 - Schema erstellt.

Im Zuge der Berechnung der Rechnungsdaten, können auch Fahrtkosten berechnet werden. Dabei ist auch folgendes Szenario möglich: Gehören einer Lieferungsgruppe mehrere Personen an, werden die Fahrtkosten bei Lieferung an Personen dieser Gruppe geteilt, wenn sie an dem Tag auch tatsächlich beliefert wurden.

Seit dem 1. Januar 2017 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt gültig. Diese Grundsätze wurden in einem Schreiben vom Bundesministerium für Finanzen verfasst (ein Leitfaden dazu wurde vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. herausgegeben, welcher hier heruntergeladen werden kann). Die GoBD sieht vor, Belege, welche in elektronischer Form erstellt wurden, zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Entstehung in elektronischer Form gegen Verlust zu sichern (4.1). Dabei ist  für die elektronische Archivierung vorgesehen, dass eine Unveränderbarkeit des Original-Belegs sichergestellt werden muss, was eine Archivierung im gewöhnlichen Dateisystem (z. B. als PDF-Datei) eben nicht gewährleistet. Aus diesem Grund können Rechnungen (seit Version 1.5.0.4) verschlüsselt auf einem elektronischen Datenträger archiviert und bei Bedarf auch wieder lesbar gemacht werden. Darüber hinaus können die Rechnungsdaten einer Rechnung in Dine.RS, welche mit einer Rechnungsnummer versehen wurde, nicht mehr geändert werden. Alle Rechnungen und Stornorechnungen können so für die Dauer der in Deutschland gesetztlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer in Dine.RS verbleiben und jederzeit wieder abgerufen werden. Trotzdem ist zusätzlich auch eine Archivierung aller Rechnungen und Stornorechnungen im PDF-Format möglich.

Mit Hilfe des Zusatzmoduls "Bankumsätze / offene Posten" können Bankumsatzdaten eingelesen werden um festzustellen, welche Rechnungen bereits beglichen wurden.

Darüber hinaus ist auch ein Mahnwesen mit verschiedenen Mahnstufen integriert.

Kontakt

provendo.RS IT Service & Consulting UG
(haftungsbeschränkt)
Konrad-Adenauer-Str. 18, 27239 Twistringen

Tel.: +49 (0)4243-5027928
E-Mail: info@provendo-rs.de

 

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